Порядок документов личного дела работника в доу согласно тк рф

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД.

Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Скачайте документы по теме Как оформить личное дело сотрудника Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника. Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

Положение о персональных данных работников ДОУ

Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД. Другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством. Личному делу присваивается номер, согласно журналу учета личных дел педагогов и сотрудников ДОУ. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ДОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку.

Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников 3. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ 4. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ДОУ. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ Формируются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа: Личные дела педагогов и сотрудников хранятся в сейфе в папке, а внутри папки — по алфавиту.

Личные дела педагогов и сотрудников ДОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет с года увольнения работника в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные до 10 лет включительно сроки хранения. Содержание личных дел ранее принятых работников может не соответствовать п. Заведующий, принимая от работника ксерокопии документов, личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов и сделать соответствующую запись в анкете.

Сбор и внесение в личные дела педагогов и сотрудников ДОУ сведений о частной жизни, политической и религиозной принадлежности запрещается.

Личное дело может быть выдано в следующих случаях: по требованию работника для ознакомления без права выноса ; непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела; 4. Снятие копий документов, хранящихся в личном деле, производится только с письменного разрешения работника. Порядок выдачи личных дел во временное пользование 5.

Выдача личных дел отдельных документов в составе личного дела во временное пользование производится с разрешения заведующего ДОУ по заявлению работника. Работа ознакомление с личными делами педагогов и сотрудников ДОУ производится в здании дошкольного образовательного учреждения в присутствии заведующего. В конце рабочего дня заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела или документы из личных дел, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

Ответственность 6. Педагоги и сотрудники ДОУ обязаны своевременно представлять заведующему сведения, об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

Работодатель заведующий обеспечивает: сохранность личных дел педагогов и сотрудников ДОУ; конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ. Права 7. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ, педагоги и сотрудники ДОУ имеют право: Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных; получить свободный доступ к своим персональным данным; получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.

Непогода, П. Санкина Л.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Скачайте документы по теме Как оформить личное дело сотрудника Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно.

На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника. Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Размещайте все документы в определенной последовательности. Все папки в общем случае храните в кадровой службе. Правила для госслужащих Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. Правила для коммерческих организаций В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, оформления и хранения папок для личных дел сотрудников определяют локальными актами. Что должно быть в папке внутренняя опись всех документов дела; личный листок по проведению учета кадров; анкета; дополнение к личному листку по ведению учета кадров; автобиография сотрудника; составленное заявление о приеме на должность; должностная инструкция сотрудника; полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма; личные заявления, подаваемые сотрудником; трудовой договор ТД и оформленные дополнительные соглашения к нему; копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о специалисте; лист-заверитель дела.

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении. Как оформить личное дело работника: образец Скачайте комплект документов для оформления Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В. Она оформила личное дело работника — главбуха А.

Титульный лист личного дела работника образец Смотреть образец В документ включили внутреннюю опись, анкету сотрудницы, личный лист по проведению учета кадров, дополнение к нему, листок-заверитель.

Какие документы нельзя помещать в папки для личных дел сотрудников В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника образец небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это в качестве нарушения правил обработки и хранения персданных.

Подробнее: Проверки Роскомнадзора в году Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее.

На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Исключения установлены для государственного и муниципального сектора.

В папки включают ряд документом, в том числе и ксерокопии паспортов. Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов.

Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований. Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму.

Основание: статья Эти копии обяжут немедленно уничтожить. Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно. Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу.

Внутренняя опись документов При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите.

Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи.

Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением. Из статьи вы узнаете, все ли документы нужно вносить в личное дело и как вносить сведения в уже сформированную опись. Как оформить документы при ведении личных дел работников Следуйте простым правилам, чтобы сохранить порядок в бумагах.

Правило 1. Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке. Правило 2. В папке должно находиться не более листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. Правило 3. Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.

Правило 4. Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке. Где и сколько хранить папки для личных дел сотрудников Папки храните в отделе кадров на всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации. Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите.

Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель. Лист-заверитель дела Смотреть и использовать На обложке запишите дату, когда его окончили вести.

Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте дату срока хранения. Сроки хранения Храните 75 лет дела, которые закончены делопроизводством до 1 января года. Храните 50 лет папки, которые закончены делопроизводством после 1 января года. Постоянно храните личные дела руководителей. Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой.

Их нужно хранить независимо от даты создания. В статье представлен порядок ведения и хранения дел, даны ответы на самые частые вопросы, задаваемые кадровиками. Личное дело работника: проведение ревизии Проведите ревизию всех дел, чтобы: Проверить данные в личных делах сотрудников. Правильно их оформить. Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан. Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства.

Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров. Вывод Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно.

На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов.

Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.

Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника. Законодательные требования Для государственных организаций Трудовой кодекс далее — ТК РФ не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело. Внимание Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля г.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Как правильно вести Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в году в его составе.

Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять. А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет. Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено.

Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя. Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах. Сколько хранить Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок. В соответствии со статьей Однако бумаги краткосрочного хранения менее пяти лет подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить. Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Документы для личного дела работника и его формирование

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. Все эти документы содержат персональные данные человека.

Поэтому хранить их просто так чтобы были нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках. И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников.

А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается. За нарушения в работе с персональными данными ст. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства. Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить.

Как правило, порядок следующий: На каждого работника заводится отдельная папка или файл. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме заявления, трудового договора, приказа о приеме и заканчивая копией приказа об увольнении.

Каждый лист дела нумеруется. В один том подшивают не более листов п. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела. Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников форму журнала можно разработать самостоятельно. Какие документы затребуют трудовики в случае проверки?

Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации.

Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации. Оформляя дело на хранение, нужно: сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола; пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись; составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже; оформить обложку титульный лист , указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив. Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован. Согласно ст. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно ст. Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Положение о ведении личных дел сотрудников

Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД. Другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством. Личному делу присваивается номер, согласно журналу учета личных дел педагогов и сотрудников ДОУ. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ДОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников 3. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что обратить внимание Есть несколько ключевых моментов.

Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства.

Оформление личных дел сотрудников в ДОУ

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Как правильно вести Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять. А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет. Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Размещение на официальном сайте фотографий работников, видео с работниками сотрудники разрешают путем предоставления согласия на обработку персональных данных, а также согласно принятому Положению об официальном сайте ДОУ. Персональные данные работника ДОУ являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы сотрудниками дошкольного образовательного учреждения в личных целях. Порядок получения, обработки и передачи персональных данных работников ДОУ 3. Под обработкой персональных данных работника ДОУ понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных сотрудника дошкольного образовательного учреждения. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке персональных данных работника обязаны соблюдаться следующие общие требования: 3. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника ДОУ может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника заведующий ДОУ должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными Федеральными законами.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так чтобы были нельзя.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Никанор

    Забрали все недра , которые принадлежат гражданам страны )

  2. quovexe

    Ни одна встреча человека с полицией , не заканчивается хорошо для человека . Либо плохо , либо нейтрально .

  3. dingmisssending

    Пахнет горелым, и хочет таким способом остаться чистым.

  4. Ираклий

    Сзади выстрелы, опера берут кого-то, а адвокат решил пока отойти видео записать для ютуба, ну а что время терять зря))

  5. Максимильян

    Тарас Валерьевич! подскажите пожалуйста работает у меня один реализатор рынок). Что мне делать когда налоговой захочется прицепится? реализаторы периодически меняются ? Или ребята подскажите? у кого как? Была в налоговой запугали по самое не могу.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных